Pendahuluan

SMK Islam Krembung merupakan salah satu sekolah menengah kejuruan yang memiliki lima jurusan, yaitu Teknik Komputer dan Jaringan (TKJ), Manajemen Perkantoran (MP), Teknik Permesinan (TP), Teknik Sepeda Motor (TSM), serta Teknik Instalasi Tenaga Listrik (TITL). Saat ini, sistem pencatatan kehadiran di sekolah ini masih menggunakan metode manual melalui buku presensi [1]. Pendekatan ini menimbulkan sejumlah permasalahan, seperti potensi terjadinya kesalahan pencatatan, keterlambatan dalam proses rekapitulasi data, serta hambatan dalam penyusunan laporan bulanan dan semesteran [2]. Selain itu, pencatatan manual juga berisiko tinggi terhadap kehilangan atau kerusakan data, sehingga keakuratan dan akuntabilitas kehadiran menjadi kurang terjamin [3].

Pencatatan kehadiran secara manual memiliki risiko tinggi terhadap kehilangan maupun kerusakan data, sehingga keakuratan dan akuntabilitas data kehadiran menjadi kurang terjamin. Proses administrasi absensi siswa dan guru pun menjadi tidak efisien akibat sistem manual tersebut. Guru serta staf administrasi harus mengalokasikan waktu yang cukup banyak hanya untuk memeriksa dan merangkum data absensi, yang pada akhirnya menurunkan efisiensi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar [4]. Permasalahan ini juga berdampak pada kualitas layanan administrasi yang diberikan kepada pihak sekolah maupun orang tua, serta menimbulkan tantangan dalam penyusunan laporan kehadiran yang cepat, akurat, dan terintegrasi [5].

Beberapa penelitian sebelumnya telah mengembangkan sistem kehadiran berbasis web untuk sektor pendidikan. Misalnya, R. Wulandari mengembangkan aplikasi web untuk pengelolaan presensi guru di Dinas Pendidikan Kabupaten Bengkalis. Selain itu, Wardhani juga menciptakan aplikasi presensi berbasis web untuk guru dan karyawan di MTs Negeri 1 Lumajang. Temuan dari dan menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi web, seperti PHP dan MySQL, dapat mempercepat pencatatan dan rekapitulasi data kehadiran, sekaligus meminimalkan potensi kesalahan akibat faktor manusia [6].

Dalam penelitian ini, sistem absensi digital dikembangkan menggunakan PHP Native pada sisi backend dan MySQL sebagai basis data utama. Bootstrap juga diimplementasikan untuk memastikan antarmuka responsif di berbagai perangkat. Pemilihan PHP Native dan MySQL bertujuan untuk memberikan efisiensi serta fleksibilitas dalam pengelolaan data, sementara penggunaan Bootstrap menghasilkan tampilan yang modern dan mudah diakses oleh siswa, guru, maupun admin [7].

Sistem ini dikembangkan dan diimplementasikan menggunakan metode Waterfall, yang mencakup tahapan analisis kebutuhan, perancangan, pelaksanaan, pengujian, serta perawatan. Terdapat tiga peran utama dalam sistem, yaitu admin, guru, dan siswa. Admin bertanggung jawab dalam pengelolaan data pengguna serta laporan, guru mengisi presensi setiap pergantian jam, sedangkan siswa melakukan absensi secara mandiri saat masuk dan keluar. Melalui sistem ini, pencatatan kehadiran berlangsung secara real-time, rekapitulasi berjalan otomatis, dan laporan dapat dihasilkan secara cepat serta akurat [8].

Metode

Penelitian ini menerapkan metode pengembangan perangkat lunak Waterfall. Alasan utama pemilihan model Waterfall adalah karena tahapan-tahapannya yang sistematis, terstruktur, serta sangat sesuai untuk pengembangan aplikasi berbasis web yang membutuhkan dokumentasi menyeluruh [9]. Proses pengembangan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Analisis Kebutuhan

Analisis dilakukan melalui observasi langsung dan wawancara dengan pihak sekolah guna memperoleh pemahaman yang menyeluruh terkait permasalahan pada sistem presensi manual, misalnya kesulitan dalam proses rekapitulasi data, keterlambatan pelaporan, serta potensi kehilangan data [10]. Berdasarkan temuan tersebut, kebutuhan sistem yang teridentifikasi mencakup fitur login, absensi harian, rekapitulasi data secara otomatis, serta penyusunan laporan kehadiran berdasarkan periode tertentu [11] [12]. Dari temuan tersebut, dirumuskan kebutuhan utama sistem sebagai berikut:

• Admin: mengelola data siswa dan guru, mengelola data presensi, membuat rekap, serta mencetak laporan.
• Guru: melakukan presensi mengajar tiap pergantian jam, memantau kehadiran siswa per kelas/jurusan, serta melihat laporan kelas.
• Siswa: melakukan presensi masuk dan keluar, serta melihat riwayat presensi pribadi.

Pada tahap ini, dilakukan pembuatan use case diagram, Flowchart, serta Entity Relationship Diagram (ERD) untuk menggambarkan keterkaitan antar entitas dalam sistem [13]. Antarmuka dirancang menggunakan Bootstrap agar tampilan sistem responsif dan mudah diakses melalui berbagai perangkat [14].

Figure 1.

Gambar 1. Use Case Diagram

Diagram Use Case yang terdapat pada Gambar 1 menggambarkan interaksi antara tiga peran utama—admin, guru, dan siswa—dengan sistem. Admin bisa masuk, mengatur data siswa dan guru, merangkum absensi, mencetak laporan Excel, serta mengubah kelas, jurusan, dan mata pelajaran. Guru masuk untuk mencatat kehadiran setiap jam pelajaran sesuai waktu, mata pelajaran, jurusan, kelas, dan subkelas, serta dapat melihat rekap catatan absensi selama tujuh hari. Siswa masuk untuk melakukan absen hadir dan pulang sesuai waktu yang telah ditentukan; jika absen setelah jam 07.00, status dicatat terlambat namun tetap dianggap hadir, dan siswa bisa melihat riwayat absensi selama tujuh hari.

Figure 2.

Gambar 2. Flowchart Diagram

Pada gambar 2, Flowchart disusun untuk menjelaskan alur proses inti, mulai dari proses login, pencatatan presensi, hingga pembuatan laporan. Bisa dilihat dari gambar diatas sistem absen memiliki 3 role login seperti admin, guru dan siswa. Ketiga role ini login menggunakan username dan password. Username memakai Nomor Induk Guru dan Siswa. Dan password diberikan secara default untuk Siswa: siswa123 dan Guru: guru123, yang nantinya setiap user bisa mengganti passwordnya masing- masing untuk keamanan akun mereka. Setelah login user diarahkan ke dashboard sesuai dengan role loginnya, seperti admin ke dashboard admin, siswa ke dashboard siswa, dan admin ke dashboard admin. Ketiga user ini memeiliki fungsi yang berbeda untuk Admin memiliki sedikit fitur lebih lengkap seperti, mengelola, melihat, menambah, menghapus data presensi guru dan siswa, tidak hanya itu admin juga bisa mengelola data guru dan siswa, dan melakukan rekap data presensi. Untuk guru hanya ada 3 menu di sidebar seperti dashboard, isi presensi, dan ganti password, Begitupun dengan siswa.

Guru absensinya berbeda dengan siswa karena sesuai permintaan kepala sekolah guru isi presensi tiap pergantian jam mengajar yg sebelumnya masih memakai kertas dan sekarang sudah digitalkan, sedangkan siswa dapat absen satu hari satu kali dengan mengklik tombol absen masuk dan absen keluar ketika pulang, dan siswa dapat absen lagi di hari besok.

Figure 3.

Gambar 3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Pada Gambar 3, Diagram Hubungan Entitas (ERD) dipakai untuk mendemonstrasikan hubungan antara tabel dalam sistem, termasuk tabel users, presensi, presensi guru, kelas, jurusan. Diagram ini menunjukkan bagaimana setiap entitas saling berkaitan dan berinteraksi, seperti users ada siswa, guru, admin, Yang bisa login dengan username nomor induk masing-masing dan password deafault siswa123, guru123 dan diarahkan ke dashboard, presensi guru berbeda dengan siswa karena harus mengisi jam mengajar, kelas, sub kelas, mapel dan status kehadiran. Dengan ini admin dapat mengelola data laporan siswa dan guru secara rapih dan bisa difilter tiap guru, sehingga mempermudah pemahaman tentang struktur basis data dan alur pengelolaan data presensi secara terpadu. Seluruh rancangan ini berfungsi sebagai pedoman dalam pelaksanaan implementasi sistem agar tetap selaras dengan kebutuhan pengguna.

3. Implementasi

Pada tahap implementasi, sistem dikembangkan menggunakan PHP Native dan basis data MySQL. Pemilihan teknologi ini didasarkan pada kesesuaian dengan kebutuhan sistem dan kemudahan integrasi. Proses implementasi mengikuti rancangan kebutuhan yang telah disusun sebelumnya, sehingga pencatatan presensi siswa maupun guru dapat dilakukan secara efisien dan akurat. Implementasi sistem ini dilakukan menggunakan

• PHP Native sebagai bahasa pemrograman utama, sementara
• MySQL dipilih sebagai basis data untuk menyimpan seluruh informasi yang diperlukan. Untuk memastikan antarmuka tetap responsif di berbagai perangkat,
• Bootstrap 5 digunakan sebagai framework CSS.

Dalam proses pengembangan,

• XAMPP berperan sebagai server lokal, sedangkan Visual Studio Code menjadi editor utama untuk menulis dan mengelola kode.

Sistem ini menyediakan fitur utama seperti login multi-role (admin, guru, dan siswa), pencatatan presensi secara real-time, rekapitulasi otomatis, serta kemampuan menghasilkan laporan yang dapat dicetak atau diekspor ke format Excel. Dengan demikian, seluruh proses administrasi, pencatatan, dan pelaporan dapat dilakukan secara efisien dalam satu sistem terintegrasi .

4. Pengujian

Setelah implementasi, tahap selanjutnya adalah pengujian sistem. Pada proses ini digunakan metode Black Box Testing, di mana pengujian difokuskan pada fungsi-fungsi sistem tanpa melihat kode program secara langsung. Pengujian dilakukan terhadap beberapa fitur utama, seperti login, pengisian presensi, rekap data, dan pembuatan laporan, guna memastikan seluruh fitur berjalan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan [15].

5. Pemeliharaan

Pada tahap pemeliharaan, fokus utamanya adalah menjaga stabilitas sistem serta memastikan sistem selalu relevan dengan kebutuhan sekolah yang terus berkembang. Pemeliharaan ini meliputi perbaikan bug atau error yang ditemukan. pembaruan data siswa maupun guru setiap pergantian tahun ajaran, dan penyesuaian format laporan sesuai kebutuhan. Dengan pemeliharaan yang konsisten, sistem presensi akan tetap andal, akurat, dan mampu mendukung proses digitalisasi administrasi sekolah secara optimal [15].

Hasil dan Pembahasan

A. Hasil I mplementasi Sistem

Sistem presensi digital berbasis web ini berhasil diimplementasikan di SMK Islam Krembung, dengan tiga kategori pengguna utama, yaitu admin, guru, dan siswa. Dari sisi teknis, sistem dirancang menggunakan PHP Native dan memanfaatkan database MySQL. Selain itu, antarmuka yang digunakan berbasis Bootstrap sehingga tampilannya responsif dan dapat diakses baik melalui komputer maupun perangkat mobile.

1. Halaman Login Multi-Role

Figure 4.

Gambar 4. Tampilan Login

Sistem dilengkapi dengan halaman login yang dapat diakses oleh admin, guru, dan siswa. Masing-masing peran mendapatkan menu sesuai hak aksesnya.

2. Dashboard Admin, Guru, Siswa

Figure 5.

Figure 6.

Figure 7.

Gambar 5. Dashboard Admin, Guru, Siswa

Administrator memiliki peran sentral dalam pengelolaan data, meliputi siswa, guru, kelas, serta jurusan. Selain itu, administrator memiliki akses untuk memantau data presensi harian, melakukan penyaringan berdasarkan tanggal tertentu, serta menghasilkan laporan kehadiran dalam format Excel untuk keperluan dokumentasi, sedangkan untuk guru dan siswa melakukan presensi sesuai dengan form isian yang ada, seperti guru mengisi jam, mapel, kelas, subkelas, jurusam dan simpan presensi. Untuk siswa absensinya lebih simpel karena hanya melakukan absensi masuk dan keluar saja.

3. Presensi Guru

Figure 8.

Gambar 6. Presensi Guru

Guru memperoleh kemudahan dalam melakukan pengisian presensi mengajar dan memonitor kehadiran siswa di kelas yang mereka ajar. Selain itu, guru juga dapat mengakses laporan rekapitulasi kehadiran sebagai bagian dari kebutuhan administrasi kelas.

4. Presensi Siswa

Figure 9.

Gambar 7. Presensi Siswa

Bagi siswa, proses presensi masuk dan keluar dapat dilakukan melalui tombol yang telah disediakan. Seluruh riwayat kehadiran dapat diakses, sehingga siswa dapat memantau dan mengevaluasi absensi pribadi secara mandiri.

B. Pembahasan

Jika dibandingkan dengan metode manual, penggunaan sistem digital ini terbukti lebih cepat, akurat, dan efisien. Sebelumnya, guru harus melakukan perhitungan absensi secara manual setiap akhir bulan, yang tentu saja memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Sekarang, data absensi dapat direkap secara otomatis oleh sistem. Selain itu, risiko kehilangan atau kerusakan data absensi juga dapat ditekan, karena seluruh informasi tersimpan secara terpusat dan aman di basis data.

Tabel1. Perbandingan Presensi Guru dan Siswa Secara Manual dan Setelah Digitalkaan

Figure 10.

Figure 11.

\

Gambar 8. Perbandingan sebelum digitalkan dan sesudah

Tabel2. Pengujian Sistem

Simpulan

Penelitian ini berhasil merancang sekaligus mengimplementasikan sistem presensi digital berbasis web untuk siswa dan guru di SMK Islam Krembung. Sistem yang dikembangkan mendukung tiga peran utama—admin, guru, dan siswa—dengan hak akses masing-masing yang telah diatur secara terpisah. Berdasarkan hasil implementasi, sistem mampu mencatat kehadiran secara real-time, memudahkan proses monitoring oleh guru dan admin, serta menghasilkan laporan yang lebih cepat dan akurat.

Transformasi dari presensi manual ke sistem berbasis web ini membawa peningkatan signifikan dalam hal efisiensi, keamanan, serta modernisasi proses administrasi sekolah. Sistem ini efektif dalam meminimalkan kesalahan pencatatan, mempercepat proses rekapitulasi data kehadiran, dan mendorong digitalisasi administrasi di lingkungan sekolah.

Ke depannya, penelitian serupa memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut dengan penambahan fitur sesuai kebutuhan sekolah. Dengan demikian, sistem presensi digital ini dapat terus beradaptasi terhadap perkembangan teknologi dan mendukung kelancaran administrasi presensi di institusi pendidikan.

Ucapan Terima Kasih

Penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh pihak di SMK Islam Krembung, khususnya kepada Kepala Sekolah dan Komite, atas dukungan serta kesempatan yang telah diberikan selama proses magang dan penelitian berlangsung. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada para guru serta siswa yang telah berpartisipasi aktif dan memberikan masukan selama uji coba, sehingga kegiatan penelitian dapat berjalan dengan baik dan lancar.