SMK Islam Krembung merupakan salah satu sekolah menengah kejuruan yang memiliki lima jurusan, yaitu Teknik Komputer dan Jaringan (TKJ), Manajemen Perkantoran (MP), Teknik Permesinan (TP), Teknik Sepeda Motor (TSM), serta Teknik Instalasi Tenaga Listrik (TITL). Saat ini, sistem pencatatan kehadiran di sekolah ini masih menggunakan metode manual melalui buku presensi [1]. Pendekatan ini menimbulkan sejumlah permasalahan, seperti potensi terjadinya kesalahan pencatatan, keterlambatan dalam proses rekapitulasi data, serta hambatan dalam penyusunan laporan bulanan dan semesteran [2]. Selain itu, pencatatan manual juga berisiko tinggi terhadap kehilangan atau kerusakan data, sehingga keakuratan dan akuntabilitas kehadiran menjadi kurang terjamin [3].

Pencatatan kehadiran secara manual memiliki risiko tinggi terhadap kehilangan maupun kerusakan data, sehingga keakuratan dan akuntabilitas data kehadiran menjadi kurang terjamin. Proses administrasi absensi siswa dan guru pun menjadi tidak efisien akibat sistem manual tersebut. Guru serta staf administrasi harus mengalokasikan waktu yang cukup banyak hanya untuk memeriksa dan merangkum data absensi, yang pada akhirnya menurunkan efisiensi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar [4]. Permasalahan ini juga berdampak pada kualitas layanan administrasi yang diberikan kepada pihak sekolah maupun orang tua, serta menimbulkan tantangan dalam penyusunan laporan kehadiran yang cepat, akurat, dan terintegrasi [5].

Beberapa penelitian sebelumnya telah mengembangkan sistem kehadiran berbasis web untuk sektor pendidikan. Misalnya, R. Wulandari mengembangkan aplikasi web untuk pengelolaan presensi guru di Dinas Pendidikan Kabupaten Bengkalis. Selain itu, Wardhani juga menciptakan aplikasi presensi berbasis web untuk guru dan karyawan di MTs Negeri 1 Lumajang. Temuan dari dan menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi web, seperti PHP dan MySQL, dapat mempercepat pencatatan dan rekapitulasi data kehadiran, sekaligus meminimalkan potensi kesalahan akibat faktor manusia [6].

Dalam penelitian ini, sistem absensi digital dikembangkan menggunakan PHP Native pada sisi backend dan MySQL sebagai basis data utama. Bootstrap juga diimplementasikan untuk memastikan antarmuka responsif di berbagai perangkat. Pemilihan PHP Native dan MySQL bertujuan untuk memberikan efisiensi serta fleksibilitas dalam pengelolaan data, sementara penggunaan Bootstrap menghasilkan tampilan yang modern dan mudah diakses oleh siswa, guru, maupun admin [7].

Sistem ini dikembangkan dan diimplementasikan menggunakan metode Waterfall, yang mencakup tahapan analisis kebutuhan, perancangan, pelaksanaan, pengujian, serta perawatan. Terdapat tiga peran utama dalam sistem, yaitu admin, guru, dan siswa. Admin bertanggung jawab dalam pengelolaan data pengguna serta laporan, guru mengisi presensi setiap pergantian jam, sedangkan siswa melakukan absensi secara mandiri saat masuk dan keluar. Melalui sistem ini, pencatatan kehadiran berlangsung secara real-time, rekapitulasi berjalan otomatis, dan laporan dapat dihasilkan secara cepat serta akurat [8].

Penelitian ini menerapkan metode pengembangan perangkat lunak Waterfall. Alasan utama pemilihan model Waterfall adalah karena tahapan-tahapannya yang sistematis, terstruktur, serta sangat sesuai untuk pengembangan aplikasi berbasis web yang membutuhkan dokumentasi menyeluruh [9]. Proses pengembangan mengikuti langkah-langkah berikut:

Analisis dilakukan melalui observasi langsung dan wawancara dengan pihak sekolah guna memperoleh pemahaman yang menyeluruh terkait permasalahan pada sistem presensi manual, misalnya kesulitan dalam proses rekapitulasi data, keterlambatan pelaporan, serta potensi kehilangan data [10]. Berdasarkan temuan tersebut, kebutuhan sistem yang teridentifikasi mencakup fitur login, absensi harian, rekapitulasi data secara otomatis, serta penyusunan laporan kehadiran berdasarkan periode tertentu [11] [12]. Dari temuan tersebut, dirumuskan kebutuhan utama sistem sebagai berikut:

Pada tahap ini, dilakukan pembuatan use case diagram, Flowchart, serta Entity Relationship Diagram (ERD) untuk menggambarkan keterkaitan antar entitas dalam sistem [13]. Antarmuka dirancang menggunakan Bootstrap agar tampilan sistem responsif dan mudah diakses melalui berbagai perangkat [14].

A. Hasil I mplementasi Sistem

Sistem presensi digital berbasis web ini berhasil diimplementasikan di SMK Islam Krembung, dengan tiga kategori pengguna utama, yaitu admin, guru, dan siswa. Dari sisi teknis, sistem dirancang menggunakan PHP Native dan memanfaatkan database MySQL. Selain itu, antarmuka yang digunakan berbasis Bootstrap sehingga tampilannya responsif dan dapat diakses baik melalui komputer maupun perangkat mobile.

1. Halaman Login Multi-Role