Pendahuluan

A. Latar Belakang

CV Semangat Muda Bersama adalah perusahaan yang berbasis di Surabaya, Jawa Timur, dan telah berdiri sejak tahun 2016. Perusahaan ini bergerak di bidang ekspor-impor, dengan fokus utama pada komoditas pertanian dan hasil olahan kayu. Produk-produk unggulan yang diekspor antara lain jahe segar, serbuk kayu, serbuk gergaji, batu granit, dan arang briket dari serbuk gergaji. Dengan pengalaman dan jaringan yang luas, CV Semangat Muda Bersama berkomitmen untuk menyediakan produk berkualitas tinggi yang sesuai dengan standar pasar internasional, serta menjalin kerja sama yang berkelanjutan dengan mitra dalam dan luar negeri. Dengan visi untuk menjadi perusahaan ekspor-impor yang kompetitif dan terpercaya, CV Semangat Muda Bersama terus memperluas jaringan internasional dan menjaga kualitas produk yang sesuai dengan standar pasar global. Dalam hal ini CV Semangat Muda Bersama bekerjasama dengan PT. Samudra Surabaya Logistic yang bergerak dibidang logistik dan transportasi. Perusahaan ini menyediakan pelayanan pengiriman barang, distribusi, dan manajemen rantai pasok terutama di wilayah Surabaya dan sekitarnya. Dengan jaringan operasional yang luas dan dukungan infrastruktur yang memadai, perusahaan ini mampu menangani pengiriman dalam skala besar dan mendukung efisiensi distribusi bagi klien-klien industri maupun perdagangan.

Kurang optimalnya pengelolaan dokumen ekspor impor dapat mempengaruhi kelancaran arus barang dalam kegiatan perdagangan internasional. Proses administrasi yang kompleks, ketidaklengkapan dokumen, serta keterlambatan dalam penyusunan atau pengiriman dokumen menjadi hambatan signifikan yang dapat menyebabkan terjadinya penundaan pengiriman barang, potensi denda, hingga kerugian finansial bagi perusahaan. Potensi kerugian

akibat delay kontainer dan kapal dapat mencapai Rp20.000.000 hingga Rp30.000.000 per transaksi, tergantung tingkat urgensi pengiriman dan jenis barang yang diekspor. Berdasarkan hasil pengamatan selama kegiatan magang, ditemukan beberapa permasalahan dalam pengurusan dokumen seperti ketidaksesuaian data antara invoice dan packing list, gangguan teknis pada sistem digital seperti server CEISA yang tidak dapat diakses, serta keterlambatan pengiriman dokumen fisik dari bagian produksi atau supplier.Permasalahan ini menuntut adanya sistem verifikasi yang kuat dan koordinasi antardivisi agar tidak menghambat proses ekspor. Dengan demikian, penting untuk menganalisis secara menyeluruh pengelolaan dokumen ekspor-impor agar dapat meningkatkan efisiensi dan meminimalkan risiko kesalahan..

Penelitian terdahulu mengenai peranan penting divisi dokumen ekspor impor antara lain Ginting menemukan bahwa divisi operasional PT Prima Indonesia Logistik memiliki peran penting dalam pengurusan dokumen ekspor-impor, seperti sales contract, PEB, NPE, hingga SPPBE untuk ekspor dan PIB serta SPPB untuk impor. Namun, pelaksanaan kegiatan belum berjalan efektif dan efisien karena kurangnya koordinasi internal dan eksternal [1]. Jessie menemukan bahwa pengelolaan dokumen administrasi ekspor-impor, seperti PEB, PIB, invoice, packing list, dan COO sangat krusial untuk kelancaran perdagangan internasional. Penggunaan sistem digital seperti CEISA dan INSW mampu mempercepat proses dan meminimalkan kesalahan [2]. Sari menemukan bahwa masih rendahnya tingkat ekspor UMKM Indonesia disebabkan oleh kurangnya edukasi tentang prosedur ekspor. Masyarakat, khususnya pelaku UMKM, belum memahami dokumen dan perizinan ekspor secara menyeluruh. Bea Cukai telah melakukan sosialisasi dan menawarkan fasilitas seperti KITE IKM, namun pelatihan yang mendalam masih kurang. Edukasi dan pelatihan yang berkelanjutan direkomendasikan untuk mendorong pertumbuhan eksportir baru di Indonesia [3].

Pada CV Semangat Muda Bersama sendiri belum ada penelitian yang membahas mengenai pengaruh divisi dokumen ekspor impor. Oleh karena itu diharapkan dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat memberikan pemahaman yang lebih komprehensif mengenai pentingnya pengelolaan dokumen administrasi dalam mendukung peningkatan kinerja operasional perusahaan agar lebih sistematis dan terorganisir.

Tujuan penelitian: (1). Untuk menganalisis peran Divisi Dokumen Ekspor-Impor dalam menunjang kelancaran proses perdagangan internasional di CV Semangat Muda Bersama. Divisi ini terdiri dari 8 orang pekerja yang dibagi menjadi dua tim, yaitu: 4 orang pekerja indoor, yang bertanggung jawab atas pembuatan dan pengurusan seluruh dokumen ekspor-impor yang diperlukan, seperti PEB, invoice, packing list, COO, dan lainnya. 4 orang pekerja lapangan, yang bertugas untuk mengantar dan menjemput dokumen fisik ke pihak-pihak terkait, serta melakukan pengawasan langsung di lokasi barang yang akan diekspor, guna memastikan kesesuaian fisik barang dengan dokumen. (2) Untuk mengidentifikasi metode pengaturan dokumen serta kendala yang dihadapi dalam proses ekspor-impor. Pengaturan dilakukan secara sistematis melalui verifikasi berlapis, pemanfaatan sistem digital (CEISA dan INATRADE), serta pengarsipan manual dan digital. Kendala yang sering muncul meliputi ketidaksesuaian data, gangguan sistem, dan keterlambatan dokumen fisik. Solusi atas permasalahan ini dianalisis menggunakan metode SWOT untuk merumuskan strategi perbaikan yang tepat.

B. Ekspor dan Impor

Ekspor dan impor merupakan dua kegiatan penting dalam bidang perekonomian internasional yang melambangkan hubungan antar negara. Banyak pebisnis besar maupun kecil berusaha mencari peluang yang diciptakan dari kemajuan teknologi dan globalisasi di bidang perdagangan selama 5 tahun terakhir [4]. Di Indonesia sendiri kegiatan ekspor impor merupakan kegiatan penting dalam menunjang perekonomian negara, karena semakin tinggi neraca perdagangan maka semakin tinggi pula tingkat perekonomian negara itu [5]. Perekonomian di Indonesia mengikuti konsep perekonomian terbuka, yang mencakup kegiatan perdagangan output (barang/jasa), dan modal dengan negara yang berbeda [6]. Karena perbedaan dalam hal memproduksi suatu barang atau jasa, dan tidak mampuan negara dalam memenuhi seluruh kebutuhan penduduknya, maka hal ini dapat memicu kegiatan ekspor impor antar negara yang saling membutuhkan [7]. Ekspor merupakan aktivitas menjual barang ke luar negeri dari suatu negara dengan mengikuti sistem pembayaran, bahan baku, kuantitas, dan syarat-syarat penjualan yang telah disetujui oleh semua pihak yang terlibat [2]. Perdagangan internasional atau kegiatan ekspor dapat berlangsung apabila terdapat perbedaan keunggulan komparatif antar negara. Keunggulan ini dapat diperoleh jika suatu negara mampu memproduksi barang dalam jumlah besar dengan biaya yang lebih rendah dibandingkan negara lainnya [8]. Kegiatan ekspor memiliki manfaat untuk menambah devisa negara, menciptakan lapangan kerja baru dan memberikan konsumen akses produk yang lebih beragam [9].

Sementara itu, impor adalah kegiatan membeli barang dari luar negeri untuk mencukupi kebutuhan dalam negeri yang belum dapat sepenuhnya dipenuhi oleh produksi lokal [2]. Menurut UU RI No. 17 Tahun 2006, Impor adalah kegiatan memasukkan barang ke dalam daerah pabean (UU RI No.17 Tahun 2006). Daerah pabean adalah wilayah Republik Indonesia yang meliputi wilayah darat, perairan dan ruang udara di atasnya, serta tempat-tempat tertentu di Zona Ekonomi Eksklusif dan landas kontinen yang di dalamnya berlaku [10]. Kecenderungan kegiatan impor yang besar tidak sepenuhnya buruk bagi sebuah negara karena impor juga akan merangsang kegiatan investasi, apabila barang yang diimpor merupakan barang modal, barang mentah, barang setengah jadi untuk keperluan perindustrian. Pengembangan industri subtitusi impor di dalam negeri harus sejalan dengan penggalakan ekspor [8].

C. Deskriptif Kualitatif

Penelitian kualitatif merupakan metode yang digunakan untuk mengkaji objek dalam kondisi yang alami, dengan peneliti berperan sebagai instrumen utama. Pengumpulan data dilakukan melalui teknik triangulasi, analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian lebih menekankan pada pemahaman makna dibandingkan penarikan kesimpulan yang bersifat umum [11]. Pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif memiliki sifat yang lebih fleksibel, luwes, dan terbuka, serta lebih memfokuskan pada penggambaran fenomena sosial yang terjadi pada lingkup penelitian, dan dalam pelaksanaannya [12]. Metode ini sering digunakan untuk menggambarkan penelitian yang ada tanpa melakukan manipulasi data variabel yang diteliti, dengan melakukan wawancara secara langsung [13]. Karakteristik penelitian kualitatif meliputi pengumpulan data secara langsung, pengembangan konsep dan teori dari data, pemilihan subjek secara representatif, pemahaman pemikiran dan perilaku individu, terbuka pada penjelasan alternatif, serta berfokus pada pengalaman, pendapat, dan kehidupan sehari-hari masyarakat untuk menggambarkan fenomena sosial secara alami dan mendalam [14]

D. Analisis SWOT

Analisis SWOT merupakan pendekatan sistematis yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai faktor penting dalam perumusan strategi perusahaan. Metode ini didasarkan pada prinsip bahwa perusahaan perlu mengoptimalkan kekuatan dan peluang yang dimiliki, sekaligus meminimalkan dampak dari kelemahan dan ancaman yang dihadapi [15]. Selain itu, SWOT juga berfungsi sebagai alat untuk memahami kondisi internal dan eksternal perusahaan, yang nantinya akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan strategis yang tepat [16]. Empat elemen utama dalam analisis ini mencakup kekuatan (strengths), yakni faktor internal yang mendukung pencapaian tujuan; kelemahan (weaknesses), yaitu aspek internal yang menghambat kinerja; peluang (opportunities), yang merupakan kondisi eksternal yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung pertumbuhan; dan ancaman (threats), yaitu tantangan eksternal yang berpotensi mengganggu pencapaian target organisasi [17]. Tujuan akhir dari penggunaan analisis SWOT adalah untuk menghasilkan berbagai opsi strategi yang lebih aplikatif dan sesuai dengan kondisi masing-masing unit bisnis, sehingga lebih mudah untuk diterapkan dalam praktik [18].

Metode

A. Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan di CV Semangat Muda Bersama di Surabaya. Penelitian ini dimulai Januari 2025 sampai Maret 2025.

B. Alur Penelitian

Gambar 1 merupakan bentuk diagram alur dari penelitian yang menunjukkan keseluruhan alur penelitian menggunakan flowchart diagram.

Figure 1.

Gambar 1.FlowchartDiagram

C. Langkah-Langkah

1. Studi literatur didapatkan dari berbagai referensi pendukung untuk memperjelas dan mempermudah proses pembahasan, sehingga isi tulisan dapat lebih mudah dipahami [11].
2. Observasi dan wawancara dilakukan saat pelaksanaan magang dengan karyawan yang terlibat langsung dalam pengelolaan dokumen administrasi ekspor-impor. Kombinasi dari observasi langsung dan wawancara mendalam ini diharapkan mampu memberikan pemahaman yang menyeluruh mengenai sejauh mana pengelolaan dokumen administrasi berkontribusi terhadap peningkatan kinerja operasional perusahaan [19].
3. Hasil dari studi literatur, observasi dan wawancara dilakukan perumusan masalah.
4. Kemudian dilakukan pengumpulan data dengan cara observasi dan wawancara langsung kepada pekerja di CV. Semangat Muda Bersama.
5. Setelah data terkumpul dilakukan pengolahan dan analisis data menggunakan metode SWOT ang merupakan metode pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi berbagai faktor penting dalam perumusan strategi perusahaan [15]. Tahapan analisis menggunakan metode SWOT yaitu pengumpulan data, identifikasi masalah, pengolahan dan analisa data, penyusunan matriks SWOT dan kemudian dilakukan penarikan kesimpulan dan saran.

Hasil dan Pembahasan

A. Deskriptif Kualitatif

Pelaksanaan penelitian di CV. Semangat Muda Bersama dilaksanakan selama tiga bulan, dengan penempatan pada Divisi Administrasi Dokumen Ekspor-Impor. Kegiatan magang bertujuan untuk memperoleh pemahaman praktis mengenai pengelolaan dokumen ekspor-impor dan bagaimana hal tersebut berperan dalam mendukung kelancaran kegiatan perdagangan internasional.

CV. Semangat Muda Bersama memiliki prosedur ekspor tersendiri. Dalam proses pengiriman ekspor, alur pengiriman sangat dipengaruhi oleh jenis barang yang akan diekspor serta regulasi yang berlaku di negara tujuan. Pihak customer wajib melengkapi sejumlah dokumen yang dibutuhkan sesuai dengan prosedur perusahaan. Prosedur ekspor sendiri merupakan rangkaian tahapan yang harus dilakukan oleh eksportir, mulai dari persiapan barang hingga proses pengiriman, sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah dalam konteks perdagangan internasional. Berikut merupakan beberapa kelengkapan dokumen yang harus dimiliki eksportir Untuk memastikan kelancaran dan keberhasilan dalam pengiriman, berbagai dokumen ekspor terdiri dari sebagai berikut:

1. Eksportir diwajibkan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) serta Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP).
2. Eksportir juga perlu mendaftarkan diri pada instansi yang berwenang, seperti Dinas Perindustrian dan Perdagangan yang telah ditetapkan.
3. Dalam proses ekspor, eksportir harus melengkapi berbagai dokumen penting, antara lain:
   • Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Pemberitahuan Ekspor Barang merupakan dokumen resmi yang diterbitkan oleh pemerintah atau lembaga berwenang di suatu negara yang menyatakan rencana ekspor suatu barang. Dokumen ini dibutuhkan oleh banyak negara sebagai alat untuk mengatur, mengawasi, dan memantau aktivitas ekspor.
   • BillofLading,adalah dokumen yang berfungsi sebagai tanda terima resmi atas barang-barang yang dimuat ke dalam kapal, sekaligus menjadi bukti kepemilikan barang serta bukti adanya kontrak pengangkutan antara pengirim dan pihak pengangkut.
   • Packing List (B/L), adalah dokumen yang memuat informasi detail mengenai barang yang dikirim, seperti jenis, ukuran, berat, dan jumlah barang yang dikemas.
   • Nota Pemberitahuan Ekspor (NPE), merupakan dokumen yang digunakan dalam kegiatan ekspor barang atau jasa antar negara. Dokumen ini memuat informasi penting seperti jenis barang atau jasa yang diekspor, jumlah dan nilainya, serta pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi. Selain itu, dokumen ini juga mencantumkan syarat dan ketentuan terkait pengiriman serta pembayaran.
   • Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB), adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi kepabeanan atau otoritas berwenang di suatu negara, yang memberikan izin resmi kepada pemilik atau pengirim barang untuk mengeluarkan atau mengekspor barang dari wilayah pabean. SPPB menjadi salah satu dokumen penting dalam proses pelepasan barang untuk ekspor.
   • Invoice Performa, dokumen ini digunakan dalam perdagangan internasional untuk memberikan estimasi biaya atas barang atau jasa yang akan dijual atau dibeli. Dokumen ini berupa pernyataan tertulis yang mencantumkan informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan beserta perkiraan biayanya. Proforma invoice biasanya mencakup detail seperti harga satuan, jumlah barang, berat bersih dan kotor, spesifikasi produk, ketentuan pembayaran, perkiraan tanggal pengiriman, serta data kontak dari penjual dan pembeli.

Tabel 3.1 Prosedur Pembuatan Dokumen

Terdapat beberapa kendala yang kadang terjadi pada perusahaan, antara lain:

1. Ketidaksesuaian data antara invoice dan packing list yang dapat menyebabkan penolakan dokumen oleh pihak bea cukai.
2. Gangguan teknis pada sistem digital (misalnya server CEISA down).
3. Keterlambatan pengiriman dokumen fisik dari supplier atau bagian produksi.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, perusahaan memiliki prosedur penanganan seperti pengecekan dokumen secara berlapis dan komunikasi intensif antar divisi. Hal ini menunjukkan pentingnya koordinasi internal dalam mendukung kelancaran ekspor.

Kegiatan magang memberikan pengalaman nyata kepada mahasiswa dalam dunia kerja, khususnya dalam bidang ekspor-impor. Selain menambah wawasan teknis, kegiatan ini juga melatih keterampilan kerja seperti:

1. Ketelitian dalam administrasi
2. Kemampuan komunikasi lintas divisi
3. Adaptasi terhadap sistem digital
4. Penerapan etika kerja dan profesionalisme

Hasil wawancara yang dilakukan dengan Bapak Arfian selaku pembimbing magang di CV Semangat Muda Bersama yaitu kendala utama yang sering terjadi adalah lamanya proses validasi dokumen yang menghambat kelancaran ekspor. Salah satu proses yang dicontohkan oleh narasumber adalah keterlambatan pengiriman dokumen fisik dari bagian produksi yang menyebabkan dokumen tidak bisa segera diproses untuk diserahkan ke sistem CEISA. Ketika dokumen tersebut belum lengkap, maka proses verifikasi di tahap selanjutnya tidak dapat dilanjutkan. Keterlambatan semacam ini dianggap sebagai kendala karena berdampak langsung pada arus ekspor barang ke pelabuhan. Misalnya, jika invoice tidak sesuai dengan packing list, maka sistem bea cukai akan menolak proses lebih lanjut, dan dokumen harus direvisi ulang. Tidak hanya menyebabkan keterlambatan, kondisi ini juga menimbulkan risiko denda akibat kelambatan pengiriman.Selain itu, bahwa gangguan teknis pada sistem CEISA menjadi salah satu hambatan signifikan. Server CEISA yang terkadang tidak dapat diakses menyebabkan dokumen yang sudah siap tidak bisa segera diajukan. Hal ini mengakibatkan terjadinya antrean proses, yang pada akhirnya berdampak pada kelancaran ekspor barang dan meningkatkan potensi kerugian operasional. Pada awal tahun 2025, perusahaan mencatat peningkatan frekuensi ekspor seiring dengan pulihnya permintaan global pasca-pandemi. Namun, volume kerja yang meningkat ini belum sepenuhnya diimbangi oleh kesiapan sistem digital dan koordinasi antar divisi yang optimal. Hal ini menyebabkan penumpukan dokumen di divisi administrasi dan memperpanjang waktu pemrosesan secara keseluruhan.

Sebagai solusi, narasumber menyampaikan bahwa perusahaan telah mulai menerapkan sistem verifikasi berlapis dan perbaikan alur komunikasi lintas divisi. Dokumen diperiksa oleh lebih dari satu orang sebelum diajukan secara resmi, dan checklist digital mulai diimplementasikan agar setiap bagian bisa memantau status dokumen secara real-time. Selain itu, pelatihan internal juga mulai dijadwalkan secara berkala untuk memastikan semua karyawan memahami alur dokumen dan mampu menghindari kesalahan teknis.Strategi ke depan yang sedang dikembangkan meliputi digitalisasi penuh melalui penggunaan e-signature dan e-document, serta integrasi sistem ERP internal agar proses tidak sepenuhnya bergantung pada CEISA. Dengan demikian, meskipun sistem eksternal mengalami kendala, proses internal tetap bisa berjalan dengan lancar dan efisien..

B. Analisa SWOT

Dalam kegiatan perdagangan internasional, kelancaran proses ekspor impor sangat bergantung pada ketepatan dan kecepatan pengelolaan dokumen. Berdasarkan hasil pengamatan selama kegiatan magang, ditemukan berbagai kendala dalam pengurusan dokumen ekspor impor, seperti ketidaksesuaian data antara invoice dan packing list, gangguan teknis pada sistem CEISA, serta keterlambatan pengiriman dokumen fisik dari bagian produksi atau supplier. Permasalahan-permasalahan tersebut dapat mengakibatkan terhambatnya proses pengiriman barang, potensi denda, bahkan kerugian finansial bagi perusahaan.

Untuk memahami permasalahan ini secara menyeluruh dan menyusun strategi penyelesaiannya, digunakan pendekatan analisis SWOT. Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang berkaitan dengan proses pengelolaan dokumen ekspor impor. Melalui analisis ini, diharapkan dapat dirumuskan strategi yang tepat guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan dokumen, sehingga mendukung kelancaran arus barang dalam kegiatan ekspor impor perusahaan.

1. Strengths (Kekuatan):
   • Perusahaan sudah menggunakan sistem digital (seperti CEISA).
   • Adanya struktur kerja yang membagi tanggung jawab antar bagian (produksi, supplier, dokumentasi).
   • Prosedur ekspor impor sudah dijalankan secara rutin.

2. Weaknesses (Kelemahan):

1. • Ketidaksesuaian data antara invoicedan packinglist.
   • Keterlambatan pengiriman dokumen dari bagian produksi/supplier.
   • Masih ada ketergantungan pada dokumen fisik.
   • Keterbatasan kontrol kualitas dokumen sebelum pengiriman.
   • Gangguan teknis pada sistem tidak cepat direspons.

3. Opportunities (Peluang):

1. • Bisa mengembangkan sistem digital internal (backupdari CEISA).
   • Pelatihan internal untuk bagian terkait (produksi, supplier, dokumen).
   • Penerapan dokumen elektronik (paperlesssystem) sepenuhnya.
   • Meningkatkan koordinasi antar departemen lewat toolsdigital (misalnya Trello, Notion, atau ERP).

4. Threats (Ancaman):

1. • Server CEISA dan sistem eksternal rentan gangguan.
   • Potensi denda atau klaim dari buyerakibat keterlambatan.
   • Persaingan global menuntut kecepatan dan efisiensi tinggi.
   • Ketidaksesuaian dokumen bisa menghambat proses bea cukai.

Setelah dilakukan analisa dari kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) dilakukan penyusunan stategi untuk menyelesaikan permasalahan yang di hadapi perusahaan. Berikut strategi yang harus dilakukan:

1. SO Strategy (Strength + Opportunity):

Gunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang eksternal

· Penggunaan sistem digital dengan membuat sistem backup internal jika CEISA bermasalah.

· Digitalisasi penuh (e-signature, e-documents) untuk meminimalisir keterlambatan fisik.

2. WO Strategy (Weakness + Opportunity):

Atasi kelemahan dengan memanfaatkan peluang

· Sistem validasi dokumen otomatis untuk memastikan kesesuaian data invoice, packing list, dan dokumen lain.

· Pelatihan lintas divisi (dokumen, produksi, supplier) agar semua pihak paham pentingnya ketepatan dan ketepatan dokumen.

· Menerapkan SLA (Service Level Agreement) antar divisi supaya ada batas waktu dan tanggung jawab jelas.

3. ST Strategy (Strength + Threat):

Gunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman

· Memanfaatkan pengalaman rutin ekspor untuk membuat skenario darurat saat CEISA bermasalah (misalnya pengajuan manual sementara).

· Tetapkan tim penanganan gangguan teknis yang langsung responsif terhadap masalah sistem.

4. WT Strategy (Weakness + Threat):

Minimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman

· Sistem pengingat otomatis dan dashboard tracking dokumen.

· Checklist standar untuk dokumen yang harus dicek sebelum dikirim.

· Audit bulanan untuk meninjau ketepatan dan kelengkapan dokumen ekspor.

C. Matriks SWOT

Untuk memberikan gambaran yang lebih sistematis mengenai strategi yang telah dirumuskan, berikut disajikan Matriks SWOT yang merangkum kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman, beserta strategi kombinasi yang dihasilkan:

Gambar 2. MatriksSWOT

Proses pengelolaan dokumen ekspor impor memiliki kekuatan dalam struktur kerja dan penggunaan sistem digital, namun masih terdapat kelemahan seperti ketidaksesuaian data dan keterlambatan dokumen fisik. Peluang besar terbuka melalui digitalisasi penuh dan pelatihan staf, sedangkan ancaman eksternal seperti gangguan sistem dan persaingan global harus diantisipasi.

Analisis SWOT ini menghasilkan empat strategi utama:

1. Strategi SO: Optimalisasi kekuatan perusahaan untuk meraih peluang dengan memperluas digitalisasi.

2. Strategi WO: Mengurangi kelemahan internal melalui pelatihan dan sistem validasi otomatis.

3. Strategi ST: Menghadapi ancaman eksternal dengan kesiapan teknis dan skenario darurat.

4. Strategi WT: Menekan risiko dengan audit rutin dan penerapan sistem checklist.

Setelah itu dilakukan penyusunan rencana kerja (action plan) berdasarkan strategi SWOT untuk menyelesaikan masalah pengelolaan dokumen ekspor impor secara nyata dan terstruktur. Berikut merupakan tabel action plan:

Figure 2.

Simpulan

Berdasarkan hasil pengamatan selama kegiatan magang, ditemukan bahwa pengelolaan dokumen ekspor impor di perusahaan masih kurang optimal. Permasalahan yang terjadi, seperti ketidaksesuaian data antara invoice dan packing list, gangguan teknis pada sistem CEISA, serta keterlambatan pengiriman dokumen dari bagian produksi atau supplier, dapat berdampak langsung terhadap keterlambatan pengiriman barang hingga potensi kerugian finansial. Melalui analisis SWOT, diperoleh gambaran menyeluruh mengenai kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dihadapi perusahaan dalam pengelolaan dokumen ekspor impor. Strategi yang dihasilkan dari analisis ini antara lain adalah digitalisasi penuh dokumen, pelatihan lintas divisi, penerapan checklist dokumen, serta penguatan koordinasi antar departemen. Diharapkan strategi ini mampu meningkatkan efisiensi administrasi, mengurangi risiko kesalahan, dan memperlancar proses ekspor impor perusahaan.

Ucapan Terima Kasih

Ucapan terimakasih ini ditujukan kepada Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, CV. Semangat Muda Bersama dan PT. Samudra Surabayat Logistic.