A. Latar Belakang

CV Semangat Muda Bersama adalah perusahaan yang berbasis di Surabaya, Jawa Timur, dan telah berdiri sejak tahun 2016. Perusahaan ini bergerak di bidang ekspor-impor, dengan fokus utama pada komoditas pertanian dan hasil olahan kayu. Produk-produk unggulan yang diekspor antara lain jahe segar, serbuk kayu, serbuk gergaji, batu granit, dan arang briket dari serbuk gergaji. Dengan pengalaman dan jaringan yang luas, CV Semangat Muda Bersama berkomitmen untuk menyediakan produk berkualitas tinggi yang sesuai dengan standar pasar internasional, serta menjalin kerja sama yang berkelanjutan dengan mitra dalam dan luar negeri. Dengan visi untuk menjadi perusahaan ekspor-impor yang kompetitif dan terpercaya, CV Semangat Muda Bersama terus memperluas jaringan internasional dan menjaga kualitas produk yang sesuai dengan standar pasar global. Dalam hal ini CV Semangat Muda Bersama bekerjasama dengan PT. Samudra Surabaya Logistic yang bergerak dibidang logistik dan transportasi. Perusahaan ini menyediakan pelayanan pengiriman barang, distribusi, dan manajemen rantai pasok terutama di wilayah Surabaya dan sekitarnya. Dengan jaringan operasional yang luas dan dukungan infrastruktur yang memadai, perusahaan ini mampu menangani pengiriman dalam skala besar dan mendukung efisiensi distribusi bagi klien-klien industri maupun perdagangan.

Kurang optimalnya pengelolaan dokumen ekspor impor dapat mempengaruhi kelancaran arus barang dalam kegiatan perdagangan internasional. Proses administrasi yang kompleks, ketidaklengkapan dokumen, serta keterlambatan dalam penyusunan atau pengiriman dokumen menjadi hambatan signifikan yang dapat menyebabkan terjadinya penundaan pengiriman barang, potensi denda, hingga kerugian finansial bagi perusahaan. Potensi kerugian

akibat delay kontainer dan kapal dapat mencapai Rp20.000.000 hingga Rp30.000.000 per transaksi, tergantung tingkat urgensi pengiriman dan jenis barang yang diekspor. Berdasarkan hasil pengamatan selama kegiatan magang, ditemukan beberapa permasalahan dalam pengurusan dokumen seperti ketidaksesuaian data antara invoice dan packing list, gangguan teknis pada sistem digital seperti server CEISA yang tidak dapat diakses, serta keterlambatan pengiriman dokumen fisik dari bagian produksi atau supplier.Permasalahan ini menuntut adanya sistem verifikasi yang kuat dan koordinasi antardivisi agar tidak menghambat proses ekspor. Dengan demikian, penting untuk menganalisis secara menyeluruh pengelolaan dokumen ekspor-impor agar dapat meningkatkan efisiensi dan meminimalkan risiko kesalahan..

Penelitian terdahulu mengenai peranan penting divisi dokumen ekspor impor antara lain Ginting menemukan bahwa divisi operasional PT Prima Indonesia Logistik memiliki peran penting dalam pengurusan dokumen ekspor-impor, seperti sales contract, PEB, NPE, hingga SPPBE untuk ekspor dan PIB serta SPPB untuk impor. Namun, pelaksanaan kegiatan belum berjalan efektif dan efisien karena kurangnya koordinasi internal dan eksternal [1]. Jessie menemukan bahwa pengelolaan dokumen administrasi ekspor-impor, seperti PEB, PIB, invoice, packing list, dan COO sangat krusial untuk kelancaran perdagangan internasional. Penggunaan sistem digital seperti CEISA dan INSW mampu mempercepat proses dan meminimalkan kesalahan [2]. Sari menemukan bahwa masih rendahnya tingkat ekspor UMKM Indonesia disebabkan oleh kurangnya edukasi tentang prosedur ekspor. Masyarakat, khususnya pelaku UMKM, belum memahami dokumen dan perizinan ekspor secara menyeluruh. Bea Cukai telah melakukan sosialisasi dan menawarkan fasilitas seperti KITE IKM, namun pelatihan yang mendalam masih kurang. Edukasi dan pelatihan yang berkelanjutan direkomendasikan untuk mendorong pertumbuhan eksportir baru di Indonesia [3].

Pada CV Semangat Muda Bersama sendiri belum ada penelitian yang membahas mengenai pengaruh divisi dokumen ekspor impor. Oleh karena itu diharapkan dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat memberikan pemahaman yang lebih komprehensif mengenai pentingnya pengelolaan dokumen administrasi dalam mendukung peningkatan kinerja operasional perusahaan agar lebih sistematis dan terorganisir.

Tujuan penelitian: (1). Untuk menganalisis peran Divisi Dokumen Ekspor-Impor dalam menunjang kelancaran proses perdagangan internasional di CV Semangat Muda Bersama. Divisi ini terdiri dari 8 orang pekerja yang dibagi menjadi dua tim, yaitu: 4 orang pekerja indoor, yang bertanggung jawab atas pembuatan dan pengurusan seluruh dokumen ekspor-impor yang diperlukan, seperti PEB, invoice, packing list, COO, dan lainnya. 4 orang pekerja lapangan, yang bertugas untuk mengantar dan menjemput dokumen fisik ke pihak-pihak terkait, serta melakukan pengawasan langsung di lokasi barang yang akan diekspor, guna memastikan kesesuaian fisik barang dengan dokumen. (2) Untuk mengidentifikasi metode pengaturan dokumen serta kendala yang dihadapi dalam proses ekspor-impor. Pengaturan dilakukan secara sistematis melalui verifikasi berlapis, pemanfaatan sistem digital (CEISA dan INATRADE), serta pengarsipan manual dan digital. Kendala yang sering muncul meliputi ketidaksesuaian data, gangguan sistem, dan keterlambatan dokumen fisik. Solusi atas permasalahan ini dianalisis menggunakan metode SWOT untuk merumuskan strategi perbaikan yang tepat.

B. Ekspor dan Impor

Ekspor dan impor merupakan dua kegiatan penting dalam bidang perekonomian internasional yang melambangkan hubungan antar negara. Banyak pebisnis besar maupun kecil berusaha mencari peluang yang diciptakan dari kemajuan teknologi dan globalisasi di bidang perdagangan selama 5 tahun terakhir [4]. Di Indonesia sendiri kegiatan ekspor impor merupakan kegiatan penting dalam menunjang perekonomian negara, karena semakin tinggi neraca perdagangan maka semakin tinggi pula tingkat perekonomian negara itu [5]. Perekonomian di Indonesia mengikuti konsep perekonomian terbuka, yang mencakup kegiatan perdagangan output (barang/jasa), dan modal dengan negara yang berbeda [6]. Karena perbedaan dalam hal memproduksi suatu barang atau jasa, dan tidak mampuan negara dalam memenuhi seluruh kebutuhan penduduknya, maka hal ini dapat memicu kegiatan ekspor impor antar negara yang saling membutuhkan [7]. Ekspor merupakan aktivitas menjual barang ke luar negeri dari suatu negara dengan mengikuti sistem pembayaran, bahan baku, kuantitas, dan syarat-syarat penjualan yang telah disetujui oleh semua pihak yang terlibat [2]. Perdagangan internasional atau kegiatan ekspor dapat berlangsung apabila terdapat perbedaan keunggulan komparatif antar negara. Keunggulan ini dapat diperoleh jika suatu negara mampu memproduksi barang dalam jumlah besar dengan biaya yang lebih rendah dibandingkan negara lainnya [8]. Kegiatan ekspor memiliki manfaat untuk menambah devisa negara, menciptakan lapangan kerja baru dan memberikan konsumen akses produk yang lebih beragam [9].

Sementara itu, impor adalah kegiatan membeli barang dari luar negeri untuk mencukupi kebutuhan dalam negeri yang belum dapat sepenuhnya dipenuhi oleh produksi lokal [2]. Menurut UU RI No. 17 Tahun 2006, Impor adalah kegiatan memasukkan barang ke dalam daerah pabean (UU RI No.17 Tahun 2006). Daerah pabean adalah wilayah Republik Indonesia yang meliputi wilayah darat, perairan dan ruang udara di atasnya, serta tempat-tempat tertentu di Zona Ekonomi Eksklusif dan landas kontinen yang di dalamnya berlaku [10]. Kecenderungan kegiatan impor yang besar tidak sepenuhnya buruk bagi sebuah negara karena impor juga akan merangsang kegiatan investasi, apabila barang yang diimpor merupakan barang modal, barang mentah, barang setengah jadi untuk keperluan perindustrian. Pengembangan industri subtitusi impor di dalam negeri harus sejalan dengan penggalakan ekspor [8].

C. Deskriptif Kualitatif

Penelitian kualitatif merupakan metode yang digunakan untuk mengkaji objek dalam kondisi yang alami, dengan peneliti berperan sebagai instrumen utama. Pengumpulan data dilakukan melalui teknik triangulasi, analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian lebih menekankan pada pemahaman makna dibandingkan penarikan kesimpulan yang bersifat umum [11]. Pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif memiliki sifat yang lebih fleksibel, luwes, dan terbuka, serta lebih memfokuskan pada penggambaran fenomena sosial yang terjadi pada lingkup penelitian, dan dalam pelaksanaannya [12]. Metode ini sering digunakan untuk menggambarkan penelitian yang ada tanpa melakukan manipulasi data variabel yang diteliti, dengan melakukan wawancara secara langsung [13]. Karakteristik penelitian kualitatif meliputi pengumpulan data secara langsung, pengembangan konsep dan teori dari data, pemilihan subjek secara representatif, pemahaman pemikiran dan perilaku individu, terbuka pada penjelasan alternatif, serta berfokus pada pengalaman, pendapat, dan kehidupan sehari-hari masyarakat untuk menggambarkan fenomena sosial secara alami dan mendalam [14]

D. Analisis SWOT

Analisis SWOT merupakan pendekatan sistematis yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai faktor penting dalam perumusan strategi perusahaan. Metode ini didasarkan pada prinsip bahwa perusahaan perlu mengoptimalkan kekuatan dan peluang yang dimiliki, sekaligus meminimalkan dampak dari kelemahan dan ancaman yang dihadapi [15]. Selain itu, SWOT juga berfungsi sebagai alat untuk memahami kondisi internal dan eksternal perusahaan, yang nantinya akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan strategis yang tepat [16]. Empat elemen utama dalam analisis ini mencakup kekuatan (strengths), yakni faktor internal yang mendukung pencapaian tujuan; kelemahan (weaknesses), yaitu aspek internal yang menghambat kinerja; peluang (opportunities), yang merupakan kondisi eksternal yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung pertumbuhan; dan ancaman (threats), yaitu tantangan eksternal yang berpotensi mengganggu pencapaian target organisasi [17]. Tujuan akhir dari penggunaan analisis SWOT adalah untuk menghasilkan berbagai opsi strategi yang lebih aplikatif dan sesuai dengan kondisi masing-masing unit bisnis, sehingga lebih mudah untuk diterapkan dalam praktik [18].