Abstract

ERP or Enterprise Resource Planning is an information application used for manufacturing or service companies that play a role in integrating business processes and dealing with operations, production and distribution departments in a company. The implementation of ERP software for IKM Foods Sejahtera was carried out because it saw problems in its business processes and saw the advantages possessed by this ERP system which can be adapted to the needs of IKM business processes. This research method uses qualitative, data collection is obtained from observation, in-depth interviews with SMEs, and taking documentation. The technique of determining the informants of this study was carried out by purposive sampling. The results of the study indicate that success in ERP implementation is very dependent on SMIs who must be able to manage changes in their business well and employees must also be able to apply new company procedures. The implementation of the Enterprise Resource Planning (ERP) system is running well in IKM Foods Prosperous Enterprises. But there is one case or problem that often occurs in the use of the system, namely the frequent occurrence of system errors. Based on the cases experienced by IKM Pangan Sejahtera Enterprises, such as the lack of structure in providing financial reports and other business activities, the implementation of ERP Midsuit is believed to make business processes easier in the future.

Pendahuluan

IKM adalah industri atau bisnis usaha yang hampir tidak terpengaruh atau sangat kecil pengaruhnya dalam segala macam bentuk krisis. IKM diperkenalkan oleh pemerintah berdasarkan Permenperin No 64 Tahun 2016 yang definisinya tentang industri, kecil, dan menengah [1]. Hal ini terbukti pada saat kejadian krisis tahun 1998, IKM mampu bertahan dari keterpurukan yang dialami oleh perusahaan besar lainnya. Faktanya jumlah IKM semakin berkembang setelah terjadinya krisis [2].

Pada tahun 1980-an aplikasi software-software yang ada untuk bisnis terpecah-pecah menjadi beberapa jenis aplikasi, yaitu : inventory, MRP, Produksi, Project, Akuntansi, CRM, HRM, dll. Di tahun 1990-an muncullah ERP software yang mencakup keseluruhan software bisnis tersebut. Sampai saat ini ERP masih digunakan. Dulu ERP hanya digunakan oleh perusahaan yang besar, tetapi sekarang ERP juga bisa digunakan untuk industri kecil menengah yaitu menggunakan ERP Cloud. Salah satu software berbasiskan open source yang dapat diimplementasikan dalam dunia industri IKM adalah sistem ERP yang bernama Midsuit.

ERP atau Enterprise Resource Planning merupakan aplikasi informasi yang digunakan untuk perusahan manufaktur atau jasa yang berperan dalam mengintegrasikan proses bisnis dan berhubungan dengan bagian operasi, produksi dan distribusi di suatu perusahaan[3].

Implementasi sistem ERP pada IKM Usaha Pangan Sejahtera ini dilakukan karena melihat adanya permasalahan dalam proses bisnisnya dan melihat keunggulan yang dimiliki oleh sistem ERP ini yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan proses bisnis IKM, biaya yang digunakan juga relatif lebih murah. Permasalahan pada proses bisnis keuangan IKM Usaha Pangan Sejahtera adalah pada proses pencatatan barang persediaan, pengeluaran hingga laporan keuangan masih dicatat secara manual.

Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi, (1) Neraca, (2) Laporan laba rugi, (3) Laporan perubahan ekuitas, (4) Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa laporan arus kas atau laporan arus dan, (5) Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan [4]. Tujuan laporan keuangan adalah menyediakan informasi posisi keuangan, kinerja keuangan, dan laporan arus kas suatu entitas yang bermanfaat bagi sejumlah besar pengguna dalam pengambilan keputusan ekonomi [5].

Menurut SAK EMKM pelaku IKM harus membuat laporan yang layak yaitu membuat catatan keuangan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan karena laporan keuangan sangat penting untuk masa depan usahanya. Hal itu dilakukan untuk mengetahui pendapatan dan pengeluaran [6]. Pencatatan laporan keuangan berdasarkan SAK EMKM terdiri dari laporan posisi keuangan, laporan laba rugi dan catatan atas laporan keuangan.

Dengan permasalahan yang dialami, pemilik merasa perlu untuk menerapkan sistem yang terintegrasi dalam situasi ini adalah Midsuit untuk membantu pelaksanaan strategi bisnis pada IKM Usaha Pangan Sejahtera. Dalam implementasi sistem ERP ini, sistem dapat memberikan beberapa modul mulai dari proses pencatatan produksi, pengelolaan persediaan, pencatatan pengeluaran dan pemasukan, pencatatan laporan keuangan bulanan yang memuat semua transaksi penjualan dan pembelian bahan baku. Sehingga dapat mengintegrasikan semua informasi antar divisi.

Kajian Literatur Terdahulu

Penelitian mengenai implementasi ERP sudah banyak dilakukan. Berikut ini beberapa peneliti terdahulu yang telah meneliti pengaruh implementasi ERP dalam meningkatkan kualitas laporan keuangan pada industri kecil dan menengah di Indonesia :

1. Sungkono dkk 2019 menyatakan bahwa sistem ERP di toko Budi Mulya dan M-Bisy Mart dapat mempersingkat waktu mereka untuk pembuatan suatu laporan keuangan dan pencatatan persediaan bahan baku.
2. Putra & Azhari 2016 mengungkapkan bahwa penerapan software ADempiere dapat mengatasi masalah-masalah yang terdapat di CV Roland Kencana untuk menangani persediaan barang yang dibutuhkan saat ada pesanan dari klien, hal tersebut dapat mendukung pada saat merencanakan pembuatan produk dan sistem manufaktur sehingga penyajian data dapat dilihat secara real time dan juga saling terintegrasi.
3. Pratiwindya & Akbar 2016 mengungkapkan bahwa penerapan aplikasi ERP yang berisi tentang proses pengadaan, penjualan, persediaan, hingga Customer Relationship Management (CRM) yang ada di Jaya Utama Motor telah berhasil diimplementasikan dan mendukung agar proses bisnis perusahaan tersebut menjadi lebih praktis.
4. Imamuddin, Ashari 2021 menyimpulkan bahwa sistem ERP dapat diterapkan oleh perusahaan lain di industri yang sama dengan sedikit modifikasi dan untuk industri lain dengan beberapa penyesuaian untuk menyesuaikan kebutuhan bisnis mereka.

Telaah Pustaka

Stewardship Theory

Teori stewardship mengungkapkan bahwa manajer (steward) tidak mendahului keperluan pribadi agar tujuan organisasinya dapat tercapai dan tidak hanya berperilaku karena kemauan pemilik (principal). Pada penelitian ini dalam penerapan teori stewardship, dijelaskan bahwa agar tujuan dari sebuah laporan keuangan dapat tercapai yaitu dengan menyajikan informasi laporan keuangan dan dari pencapaian individu yang memiliki manfaat oleh para pengguna untuk mengambil suatu keputusan ekonomi bagi orang lain saat menyajikan laporan keuangan dalam melengkapi keperluan data organisasi atau perusahaan. Pengguna informasi ini meliputi fasilitator sumber daya oleh entitas, yaitu seorang kreditor atau investor. Agar tujuan laporan keuangan terpenuhi, maka perlu ditunjukkan tanggung jawab manajer atas sumber daya yang diamanahkan kepada manajer tersebut[7].

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah jaringan dari seluruh prosedur, catatan-catatan, dan alat yang digunakan untuk mengolah data keuangan menjadi suatu bentuk laporan yang akan digunakan oleh pihak manajemen dalam mengendalikan usaha atau bisnisnya. SIA merupakan sub sistem dalam satu kesatuan sistem proses bisnis yang saling terikat dengan satu sama lain[8].

Sistem Enterpraise Resource Planning (ERP)

Sistem enterpraise resource planning (ERP) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persediaan ke dalam satu sistem[9]. Adapun beberapa modul yang utama dari sistem ERP, antara lain :

1. Procurement

Procurement merupakan serangkaian kegiatan atau aktivitas perusahaan dalam memenuhi kebutuhan produksi dan operasional.

2. Manufacturing

Di dalam proses manufacturing ini, lebih membahas tentang bagaimana proses pengolahan produksinya. Mulai dari mesin, peralatan, dan tenaga kerja dalam pengolahan bahan baku menjadi barang jadi.

3. Sales

Pada modul penjualan ini mencakup semua transaksi penjualan, baik itu pemesanan, pengiriman barang, waktu pengiriman, hingga mengontrol semua operasi yang dilakukan pelanggan.

4. Financial & Accounting

Modul financial adalah sebuah modul yang memuat kondisi keuangan dari sebuah perusahaan atau industri. Mulai dari pengelolaan dana, pengalokasian dana, pemberdayaan sumber dana, hingga perhitungan risiko hingga prospek di masa yang akan datang. Fitur-fitur yang ada dalam modul manajemen akuntansi diantaranya yakni manajemen tagihan (billing), manajemen aset dan depresiasi, manajemen pajak, manajemen faktur, laporan analitik keuangan, manajemen mata uang, dan lain-lain.

Industi Kecil dan Menengah

Menurut Permenperin No 64 Tahun 2016 definisi IKM, aktivitas suatu industri ditentukan atas dasar seluruh jumlah karyawan ataupun nilai penanaman modal, meliputi :

a. Industri Kecil

Industri kecil adalah industri yang menyerap tenaga kerja sebanyak 19 karyawan dan mempunyai anggaran nilai penanaman modal yang dibawah Rp. 1.000.000.000,00 namun tanah dan bangunan kantor tidak termasuk dalam nilai investasi ini. Yang dimaksud dari tanah dan bangunan kantor tersebut, yaitu yang letaknya menyatu dengan rumah pemilik usaha.

b. Industri Menengah

Industri menengah adalah industri yang mencukupi suatu syarat : menyerap tenaga kerja sebanyak 19 karyawan dan mempunyai anggaran nilai penanaman modal yang terkecil adalah Rp. 1.000.000.000,00; atau menyerap tenaga kerja yang terkecil adalah 20 karyawan dan mempunyai anggaran nilai penanaman modal yang terbanyak adalah Rp. 15.000.000.000.

c. Industri Besar

Industri Besar adalah industri yang menyerap tenaga kerja yang terkecil adalah 20 karyawan dan mempunyai anggaran nilai penanaman modal yang diatas Rp. 15.000.000.000,00.

Metode Penelitian

A. Jenis Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data

Dalam metode penelitian ini, menggunakan jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dengan pendekatan induktif. Penelitian kualitatif merupakan jenis penelitian yang bermaksud untuk menggali serta mempelajari tentang arti individu atau seseorang kelompok individu yang muncul dari permasalahan sosial maupun kemanusiaan. Proses penelitian ini melibatkan munculnya daftar pertanyaan dan prosedur, pengumpulan data dari seluruh peserta secara spesifik, analisis data secara induktif, membentuk dari tema khusus menjadi tema yang lebih umum, dan menginterpretasi dari arti datanya[10].

Penelitian ini menggambarkan implementasi perencanaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada Industri Kecil dan Menengah dan juga menentukan apa saja yang berperan penting dalam keberhasilan implementasi aplikasi ERP. Kemudian untuk data yang digunakan berupa data primer dan data sekunder. Data primer didapatkan dari hasil wawancara dengan IKM yang telah disusun oleh peneliti. Teknik wawancara pada penelitian ini digunakan teknik wawancara semi terstruktur, yaitu menyiapkan daftar pertanyaan yang tertulis kemudian mengembangkan pertanyaan yang telah dijawab oleh para informan yang sesuai dengan bahasan penelitian. Wawancara ini biasa disebut dengan wawancara terarah, para peneliti bisa mengembangkan pertanyaan terkait dengan kondisi dan situasi untuk mendapatkan seluruh data informan[11]. Sedangkan, data sekunder pada penelitian ini didapatkan dari suatu organisasi Industri Kecil dan Menengah, sumber data tersebut telah diolah atau dari artikel, buku, dan jurnal penelitian terdahulu maupun dari beberapa situs website.

B. Ruang Lingkup Penelitian dan Teknik Analisis Data

Adapun yang menjadi ruang lingkup penelitian ini adalah pada kegiatan implementasi perencanaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada IKM Usaha Pangan Sejahtera. Teknik analisis data yang digunakan meliputi data collection (pengumpulan data), data reduction (reduksi data), dan data display.

Hasil dan Pembahasan

As is

As is merupakan langkah awal yang harus dilakukan dalam proses implementasi sistem ERP ini. Dari proses as is, dilakukan identifikasi untuk mencari permasalahan apa saja yang terjadi di IKM Usaha Pangan Sejahtera.

Proses bisnis keuangan IKM masih dilakukan secara manual dan belum terintegrasi. Sehingga, ada beberapa permasalahan yang terjadi, seperti : dokumen atau data laporan yang digunakan untuk pencatatan akuntansi belum tersedia, periode akuntansi pada IKM sistem penanggalan belum terstruktur, perhitungan dalam laporan keuangan belum sesuai yang menurut IKM seharusnya mendapatkan laba, namun dalam penghitungan akuntansinya masih rugi.

Kemudian, dikarenakan IKM memiliki hutang pada pihak lain, maka diperlukan sebuah account payable supaya hutang tidak menumpuk dan membuat perusahaan mengalami kerugian dan juga nantinya hutang bisa segera dilunasi ketika menerima laba bersih karena dapat meringankan beban, proses bisnis dengan pihak klien pun akan selalu lancar.

To be

To be adalah sebuah rencana yang dibuat dalam implementasi sistem ERP untuk dapat meningkatkan kualitas laporan keuangan yang terintegrasi dan dapat menjadi pengendalian internal bagi IKM. Proses To be dalam proses bisnis keuangan IKM Usaha Pangan Sejahtera dapat dilihat sebagai berikut :

Pencatatan akuntansi dicatat dalam beberapa best practice sistem Midsuit yang meliputi pencatatan general ledger dan sub ledger IKM sehingga keuangan IKM dapat tercatat secara rinci, periode akuntansi dicatat dalam kalender sistem Midsuit di Performance Analysis → Accounting Rules → Calendar Year and Period.

Pencatatan hutang dicatat dalam invoice account payamble. Account payable recordnya juga menjadi dapat dengan mudah diliat di performance analysis bagian accounting rules spesifiknya account element di liabilities. Sedangkan untuk pencatatannya dapat dicatat dalam performance analysis bagian financial reporting spesifiknya report line set.

Laporan keuangan IKM dicatat dalam sistem Midsuit sesuai dengan COA IKM. Sistem akan mengeluarkan laporan Profit and LossStatements. Pembuatan faktur dan invoice terhadap supplier: Requisition-to-Invoice → Invoice (vendor). Sistem langsung menerbitkan pencatatan invoice bagi IKM. Sehingga, jurnal yang terbentuk pada proses ini adalah :

Debet Biaya Operasional

Kredit Hutang Biaya

Pembuatan faktur dan invoice terhadap customer : Quote-to-Invoice → Sales Invoice → Invoice (customer). Dokumen Invoice akan diterbitkan secara real time dan langsung diserahkan pada Customer sebagai bukti transaksi. Secara otomatis, sistem akan merekap pencatatan:

Debet Piutang Usaha

Kredit Pendapatan Usaha

Dengan demikian, data keuangan bisnis IKM terintegrasi dengan penggunaan Midsuit sehingga mencegah adanya redudansi data untuk laporan keuangan IKM selanjutnya.

Proses Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) di IKM Usaha Pangan Sejahtera

Tahap awal dalam implementasi sistem ERP adalah melakukan wawancara dengan IKM Usaha Pangan Sejahtera. Setelah itu, kami menyusun proposal proyek untuk diajukan kepada pihak IKM Usaha Pangan Sejahtera, sebagai gambaran administasi dan anggaran pengerjaan proyek implementasi ERP pada IKM. Kami juga membuat dokumen blueprint mulai dari keuangan, rantai pasok, produksi, hingga ke penjualan.

Dalam pembuatan dokumen blueprint ini, kami mengadakan rapat atau diskusi dengan IKM untuk mengetahui kondisi awal IKM atau di dalam blueprint dijelaskan sebagai As- Is, dan kondisi yang diharapakan atau To-be. Pada kondisi As-Is disini menjelaskan bagaimana proses IKM dalam menjalankan bisnisnya dengan menggunakan cara yang manual, seperti melakukan pencatatan penjualan yang masih dicatat dengan menggunakan buku biasa, hingga menjadi kondisi To-be yaitu dengan menggunakan atau memanfaat aplikasi midsuit, dimana pencatatan dilakukan terkomputerisasi atau tersistem.

Kemudian, kami menyediakan form akuntansi yang digunakan untuk pembuatan COA (Chart of Account) dan HPP atau Harga Pokok Produksi dan Penjualan berdasarkan IKM Usaha Pangan Sejahtera, form tersebut diisi mulai dari periode bulan agustus dan September.

Tahap selanjutnya, kami membuat ERD dan dokumen FSD (Functional Spesification Document) sebagai proses dalam mendesain aplikasi midsuit sesuai kebutuhan IKM.

Dalam pembuatan master data dan penyesuaian COA pada aplikasi midsuit ini, kami dibagi menjadi dua team. Satu team untuk menangani client set-up dan satu team lagi menangani COA default account. Dalam client setup, ini akan menginputkan data dari pihak IKM, mulai dari nama IKM, pemilik IKM, alamat, hingga contact user, sedangkan untuk COA, menyesuaikan COA dan default account yang nantinya akan diinput ke dalam midsuit sehinga dapat terhubung langsung dengan pencatatan jurnal akuntansi.

Pada saat Pra-Go Live, dilakukan pembagian 5 user admin dan dibagi per tim untuk testing proses pengiriman mulai dari master data sampai ke transaksi dari masing-masing modul di midsuit. Dan menyusun membuat dokumen UAT Financial and Accounting untuk user training. Setelah melakukan go live implementasi ERP pada IKM Usaha Pangan Sejahtera, kami tim FA membuat perhitungan financial report laba rugi dan disamakan dengan output financial report yang ada di midsuit yang telah diinput oleh IKM saat Go Live, membuat rundown penutupan kerjasama kegiatan implementasi ERP dengan IKM Usaha Pangan Sejahtera, dan melakukan closing implementasi ERP dengan pihak IKM Usaha Pangan Sejahtera.

Berikut adalah faktor-faktor yang membuat keberhasilan implementasi ERP :

1. Pemilik usaha dapat bekerja sama dengan baik untuk dapat memberikan data dan informasi yang nantinya akan dikelola.
2. Untuk mendapatkan nilai guna dari system yang sudah dibuat, diasumsikan pemilik usaha beserta pihak lain yang terlibat telah terbiasa dalam mengaplikasikan komputer secara umum.

Faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan Implementasi ERP :

1. Kesibukan dan keterbatasan waktu dari pemilik usaha untuk memberikan data dan informasi mengenai usahanya kepada team pelaksanaan yang akan menimbulkan keterlambatan pengerjaan implementasi ERP.
2. Adanya kendala pada hasil implementasi atau sistem yang tidak diharapkan ataupun ketidak sesuaian dengan keinginan pemilik usaha sehingga memerlukan beberapa perubahan dan akan menimbulkan keterlambatan penyelesaian implementasi ERP.

Simpulan

Implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) berjalan dengan baik di IKM Usaha Pangan Sejahtera. Dengan melakukan implementasi sistem ERP, IKM akan mendapatkan manfaat, berikut : menjadi lebih efisien & produktif, perencanaan & pengelolaan informasi, standarisasi proses, serta terintegrasi bisnisnya & data yang didapatkan lebih akurat.

References

1. Peraturan Menteri Perindustrian Republik Indonesia, Peraturan Menteri Perindustrian Tentang Besaran Jumlah Tenaga Kerja dan Nilai Investasi Untuk Klasifikasi Usaha Industri. 2016.
2. A. Ratnasari dan Kirwani, “Peranan Industri Kecil Menengah (IKM) Dalam Penyerapan Tenaga Kerja di Kabupaten Ponorogo,” J. Pendidik. Ekon., vol. 1, no. 3, hal. 1–17, 2013, [Daring]. Tersedia pada: https://jurnalmahasiswa.unesa.ac.id/index.php/jupe/article/download/3625/6221.
3. K. R. Sungkono, R. Sarno, A. J. Ulhaq, M. Taufiqulsa’di, I. N. KurniaSari, dan Z. Z. Dinanto, “Pembentukan dan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada UMKM (Usaha Kecil Menengah) Toko Budi dan M-Bisy Mart,” Sewagati, vol. 3, no. 3, 2019, doi: 10.12962/j26139960.v3i3.6026.
4. A. Sanjaya, “Pengaruh Kualitas Sumber Daya Manusia Dan Sistem Pengendalian Internal Terhadap Kualitas Laporan Keuangan Daerah,” E-Jurnal Akunt., hal. 71, 2017.
5. Ikatan Akuntansi Indonesia, SAK (Standar Akuntansi Keuangan) PSAK No 1 : Penyajian Laporan Keuangan. Jakarta : IAI, 2018.
6. D. Kirowati, “Implementasi Standar Akuntansi Keuangan Entitas Mikro, Kecil dan Menengah (SAK EMKM) pada Laporan Keuangan di Era Revolusi Industri 4.0 (Studi Kasus Pada UMKM di Kota Madiun),” J. AKSI (Akuntansi dan Sist. Informasi), vol. 4, 2019.
7. S. Hanifah, S. Sarpingah, dan Y. Putra, “The Effect of Level of Education, Accounting Knowledge, and Utilization Of Information Technology Toward Quality The Quality of MSME’s Financial Reports,” no. 3, 2020, doi: 10.4108/eai.3-2-2020.163573.
8. A. Mariana, S. I. Wahjono, M. Syaban, dan A. Suarni, Sistem Informasi Akuntansi: Teori dan Praktikal. UMSurabaya Publishing, 2017.
9. M. B. Romney dan P. J. Steinbart, Sistem Informasi Akuntansi, 13 ed. Jakarta: Salemba Empat, 2016.
10. J. W. Creswell, Research Design: Pendekatan Metode Kualitatif, Kuantitatif, dan Campuran (terj. Achmad Fawaid), Keempat. Yogyakarta : Pustaka pelajar, 2016.
11. R. Kriyantono, Teknis Praktis Media Riset Komunikasi. Prenada Media, 2012.