Sofie Amalia Afifah¹⁾, Hana Catur Wahyuni^*2)

¹⁾Program Studi Teknik Industri, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, Indonesia

²⁾Program Studi Teknik Industri, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, Indonesia

*Email Penulis Korespondensi: hanacatur@umsida.ac.id

Layanan jasa logistik merupakan serangkaian proses pengangkutan dan penyimpanan produk dari asal yaitu supplier hingga ke tujuan yaitu konsumen yang terlibat dalam suatu rantai pasok dengan tujuan memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan . Logistik dan supply chain management merupakan dua elemen yang saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan, terutama dalam proses distribusi, pengemasan, hingga pengadaan . Kegiatan utama logistik adalah penyimpanan, pengadaan, inventarisasi, pengangkutan, layanan gudang, pendistribusian, hingga penanganan terhadap barang dan jasa baik berupa bahan baku, produk setengah jadi, maupun produk jadi . Fungsi logistik meliputi kegiatan atau eksekusi proses yang berkesinambungan di mana proses-proses yang terkait saling berhubungan dan saling mendukung .

PT. APL merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang (logistik) dengan jalur pengiriman via darat. PT. APL adalah perusahaan terusan yang mengalami perubahan identitas dan diresmikan pada tanggal 30 Desember 2019 akibat dari pergantian direksi serta manajemen operasional perusahaan. Pada awalnya, perusahaan ini berfokus pada layanan logistik jenis kargo dengan rute perjalanan Jawa-Bali. Namun, PT. APL telah memperluas cakupan usahanya dengan membuka kantor cabang di Mataram-Lombok. Jenis pengiriman barang sangat beragam, mulai dari barang yang bersifat cair, barang padat, kosmetik, hingga beberapa produk makanan. Konsumen yang dimiliki PT. APL terdiri dari dua jenis, yaitu konsumen individu dan konsumen organisasi atau perusahaan.

Sebagai perusahaan jasa logistik, PT. APL menghadapi berbagai permasalahan yang sering dihadapi dalam kegiatan operasional pengiriman barang kepada customer. Risiko atau permasalahan yang sering muncul meliputi keterlambatan barang sampai tujuan, kerusakan atau kebocoran barang, ketidaksesuaian barang yang diterima customer, serta kehilangan barang muatan sehingga berdasarkan data historis perusahaan selama enam bulan jumlah defect sebesar 13.768 dari 134.400 total pesanan atau mencapai 10,24% yang mengakibatkan 3 kali klaim garansi masuk dari customer setiap bulannya. Kondisi ini berdampak pada penurunan kualitas layanan logistik serta dapat mengakibatkan kerugian finansial bagi perusahaan.

Upaya peningkatan kualitas merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk menambah nilai produk atau jasa bagi konsumen dengan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses . Pengendalian kualitas merupakan langkah pengukuran karakteristik dan kualitas produk atau jasa, membandingkannya dengan spesifikasi produk, serta melakukan perbaikan jika ditemukan ketidaksesuaian antara kinerja aktual dengan standar kinerja . Dalam upaya meningkatkan kualitas layanan logistik serta meminimalkan risiko yang muncul dalam jaringan distribusi barang PT. APL, diperlukan penerapan manajemen mitigasi risiko yang tepat.

Manajemen mitigasi risiko layanan logistik pada penelitian ini melibatkan tahap identifikasi dan pemetaan risiko, penilaian prioritas risiko, serta penyusunan strategi mitigasi dengan integrasi metode RBS dan HOR. Risk Breakdown Structure (RBS) merupakan metode pengklasifikasian risiko yang memungkinkan perusahaan mengatur dan memilih risiko dari sumber untuk membantu mengelola risiko yang sedang dihadapi . Keunggulan metode RBS yaitu mengelompokkan risiko ke dalam Risk Category (RC) dan Risk Event (RE) dalam struktur hierarki, di mana setiap risk category terdiri dari beberapa risk event sehingga hasil akhir RBS berupa diagram pohon . House of Risk (HOR) berfokus pada pengembangan langkah pencegahan dan penanganan risiko serta memberikan prioritas strategi dalam upaya peningkatan kualitas . Metode HOR juga merupakan pengembangan dari FMEA dan HOQ yang menghasilkan strategi mitigasi untuk mencegah kerugian perusahaan .

Penelitian terdahulu terkait mitigasi risiko proses pengiriman barang oleh , berfokus mengidentifikasikan risiko menggunakan metode HOR mendapatkan 29 risk event dan 28 risk agent serta mendapatkan 18 strategi mitigasi dalam penanganan risiko. Kajian lain oleh , melakukan identifikasi dan analisis risiko pada proses pengiriman barang pada perusahaan logistik dan mendapatkan hasil terdapat 3 risiko utama terdeteksi dengan mengusulkan 3 strategi mitigasi prioritas. Penelitian oleh , menguraikan risiko dengan implementasi metode HOR guna mengatasi risiko yang dapat merugikan perusahaan dengan mengusulkan 13 strategi mitigasi dalam penanganan risiko terdeteksi. Sementara pada kajian yang dilakukan oleh , metode HOR digunakan dalam mitigasi risiko supply chain management guna memprioritaskan risiko dari agen risiko dan memilih tindakan mitigasi yang paling efektif dan optimal, yaitu terdapat 8 strategi mitigasi prioritas yang dihasilkan berdasarkan nilai ETD.

Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk: (1) Melakukan identifikasi dan pemetaan risiko yang terjadi dalam proses pengiriman barang pada perusahaan logistik PT. APL, (2) Memprioritaskan risiko yang mempengaruhi kualitas pengiriman barang pada perusahaan logistik PT. APL, (3) Menyusun strategi mitigasi atau solusi yang efektif dan optimal guna meningkatkan kualitas proses pengiriman barang pada perusahaan logistik PT. APL.

Penelitian ini dilakukan di Kantor Pusat PT. APL yang bertempat di Jl. Raya Gading Fajar 2 No. 10, Perum King Safira, Sepande, Kecamatan Candi, Kabupaten Sidoarjo, Jawa Timur. Adapun periode waktu kegiatan penelitian ini berlangsung selama 6 bulan pada bulan September 2024 sampai bulan Februari 2025.

Data yang digunakan pada penelitian ini mencakup data primer dan data sekunder yang digunakan dalam tahap pengolahan data.

Risk Breakdown Stucture (RBS) mengelompokkan sumber risiko berdasarkan penyebab atau kategori tertentu untuk meningkatkan efektivitas dan optimalisasi mitigasi risiko. Metode ini bertujuan merinci hasil identifikasi risiko agar dapat digunakan dalam mengembangkan potensi respons terhadap risiko yang telah diidentifikasi . Risk breakdown structure merujuk pada representasi risiko terorganisir dalam bentuk hierarki yang berfungsi sebagai daftar lengkap dalam mengidentifikasi dan mengelompokkan risiko dari berbagai sumber potensial yang dapat mempengaruhi perusahaan . Struktur RBS ditetapkan secara bertahap, dimulai dari level 0 yaitu program atau proses berisiko yang kemudian diuraikan menjadi sub kategori risiko yang lebih spesifik dan kompleks .

House of Risk (HOR) mengadaptasi prinsip FMEA untuk menghitung risiko secara kuantitatif dan prinsip HOQ untuk memprioritaskan risiko, sehingga membantu menentukan langkah pencegahan yang efektif dalam mitigasi risiko . Metode HOR bertujuan mengurangi potensi risiko dengan mengeliminasi faktor-faktor penyebabnya . Langkah-langkah pendekatan HOR yaitu mengurangi kemungkinan terjadinya risiko dan mencegah terjadinya risiko . Perencanaan strategis dengan metode HOR memiliki beberapa tahapan yang terbagi menjadi 2 fase, yaitu identifikasi risiko (HOR fase 1) dan penanganan risiko (HOR fase 2) .

HOR fase 1 meliputi proses identifikasi dan analisis risiko untuk mengidentifikasi sumber risiko yang akan diprioritaskan dan dilakukan tindakan pencegahan . Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam HOR fase 1 antara lain :

Tabel 1. Kriteria Penilaian Severity

Tabel 2. Kriteria Penilaian Occurrence

(1)

Sumber:

Keterangan:

O_i= Tingkat risiko kejadian

S_i= Tingkat keparahan risiko

R_ij= Korelasi antara faktor risiko j dan risiko i

HOR fase 2 merupakan tahap memilih upaya tindakan yang dianggap efektif dalam mengurangi potensi terjadinya sumber risiko . Adapun tahap yang dilakukan dalam HOR fase 2 adalah sebagai berikut :

(2)

Sumber:

Keterangan:

E_jk= Hubungan antara tiap strategi dengan setiap agen risiko.

Tabel 3. Kriteria Penilaian Tingkat Kesulitan

(3)

Sumber:

Berikut ini akan disajikan tahapan atau alur penelitian dalam pelaksanaan penelitian yang dapat dilihat pada Gambar 1 di bawah ini.

Gambar 1. Diagram Alir Penelitian

Dari Gambar 1 di atas, dapat diketahui bahwa penelitian ini diawali dengan studi literatur berupa tinjauan pustaka dan melakukan observasi langsung terkait permasalahan yang terjadi pada proses pengiriman barang. Kemudian merumuskan masalah utama yang akan diselesaikan dalam penelitian ini dan menetapkan tujuan yang jelas dan terukur dari penelitian yang dilakukan. Pengumpulan data dilakukan dengan proses wawancara dan kuesioner terkait data yang akan diolah dengan metode RBS berupa identifikasi kejadian risiko kemudian melakukan penilaian severity, occurrence, dan korelasi hubungan guna merancang strategi mitigasi dengan implementasi metode HOR. Selanjutnya melakukan analisa hasil strategi mitigasi dan menarik kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan.

Identifikasi risiko pada layanan logistik menggunakan metode RBS yang didapatkan dari hasil observasi dan wawancara mendapatkan 18 kejadian risiko yang terdeteksi selama proses pengiriman barang. Struktur hierarki kejadian risiko berbasis proses pada layanan logistik dapat dilihat pada Gambar 2 di bawah ini.

Gambar 2. Risk Breakdown Structure Proses Pengiriman Barang

Identifikasi serta penilaian severity pada risk event (kejadian risiko) dan occurrence pada risk agent (penyebab risiko) dilakukan dengan menggunakan metode HOR. Penilaian berdasarkan hasil wawancara dan penilaian indikator kepada narasumber melalui pengisian kuesioner dapat dilihat pada Tabel 4 dan Tabel 5 di bawah ini.

Tabel 4. Risk Event (Kejadian Risiko)

Tabel 5. Risk Agent (Penyebab Risiko)

Analisis penilaian korelasi hubungan antara risk event dan risk agent dilakukan untuk menentukan nilai Aggregate Risk Potential (ARP) yang bertujuan mengetahui prioritas risiko yang akan diberikan strategi mitigasi dapat dilihat pada Tabel 6 di bawah ini.

Tabel 6. Perhitungan House of Risk Fase 1

Berikut ini merupakan uraian perhitungan nilai ARP pada risk agent A1 sebagai contoh perhitungan Aggregate Risk Potential (ARP) dalam menentukan prioritas risk agent adalah sebagai berikut:

ARP A1=

ARP A1= 7 × ((6,33×9) + (3×0) + (5,33×1) + (10×0) + (7×0) + (6×0) + (9×0) + (7×0) + (7×0) + (8×0) + (6×0) +

(3×0) + (8,33×9) + (9×0) + (9×0) + (4×0) + (8×0) + (1×0))

ARP A1= 7 × (57 + 0 + 5,33 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 + 75 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0)

ARP A1= 7 × (137,33)

ARP A1= 961

Peringkat tertinggi risk agent berdasarkan hasil nilai ARP diperoleh A16 yaitu dengan nilai ARP sebesar 2.752, sedangkan peringkat terendah diperoleh A29 dengan nilai ARP sebesar 24. Hasil perhitungan pada Tabel 6 di atas kemudian akan disajikan dalam bentuk pengelompokan prioritas risk agent berdasarkan nilai ARP dari tertinggi hingga terendah yang dapat dilihat pada Tabel 7 di bawah ini.

Tabel 7. Peringkat Risk Agent

Berdasarkan hasil urutan prioritas risk agent berdasarkan hasil nilai ARP dari tertinggi hingga terendah di atas, selanjutnya data disajikan dalam bentuk diagram pareto. Diagram pareto digunakan untuk mengidentifikasi masalah utama yang harus diselesaikan terlebih dahulu guna mengurangi potensi kerugian . Diagram pareto prioritas risk agent dapat dilihat pada Gambar 3 di bawah ini.

Gambar 3. Diagram Pareto Prioritas Risk Agent

Berdasarkan prinsip diagram pareto 80:20 menyatakan bahwa prioritas masalah yang perlu mendapat penanganan atau penyelesaian adalah yang memiliki persentase kumulatif hingga mencapai 80% . Dengan demikian, didapatkan 11 risk agent atau penyebab terjadinya risiko yang menjadi prioritas mitigasi adalah A16, A6, A23, A28, A21, A18, A7, A1, A8, A10, dan A4.

Berdasarkan hasil penentuan prioritas risk agent yang perlu dilakukan tindakan mitigasi pada HOR fase 1, langkah selanjutnya adalah merancang strategi dan menentukan prioritas tindakan mitigasi pada HOR fase 2. Pada fase ini mencakup penetapan strategi yang akan diambil dengan mempertimbangkan tingkat kesulitan dalam penerapannya. Analisis strategi penanganan guna memitigasi risk agent prioritas dan penilaian tingkat kesulitannya dapat dilihat pada Tabel 8di bawah ini.

Tabel 8. Preventive Action

Setelah didapatkan strategi mitigasi dan penilaian tingkat kesulitan, tahap selanjutnya adalah menghitung nilai Total Effectiveness (TE_k) dan nilai Effectiveness to Difficulty (ETD). Kemudian melakukan analisis korelasi guna mengukur sejauh mana hubungan antara strategi mitigasi yang diusulkan dengan risk agent yang perlu penanganan. Analisis ini bertujuan untuk mengevaluasi tingkat efektivitas dari setiap aksi mitigasi yang diterapkan. Perhitungan rasio ETD juga bertujuan guna membantu menentukan prioritas strategi mitigasi. Hasil perhitungan HOR fase 2 untuk mengelola penanganan risiko dapat dilihat pada Tabel 9 di bawah ini.

Tabel 9. Perhitungan House of Risk Fase 2

Berikut ini merupakan uraian perhitungan nilai TE_k dan nilai ETD pada preventive action PA1 sebagai contoh perhitungan Total Effectiveness (TE_k) dan nilai Effectiveness to Difficulty (ETD) dalam menentukan prioritas preventive action adalah sebagai berikut:

TE_k PA1=

TE_k PA1= ((2.752×9) + (2.471×9) + (2.441×3) + (1.837×9) + (1.747×0) + (1.449×3) + (1.024×0) + (961×0) +

(960×9) + (840×1) + (690×3))

TE_k PA1= (24.768 + 22.241 + 7.321 + 16.536 + 0 + 4.347 + 0 + 0 + 8.640 + 840 + 2.070)

TE_k PA1= 86.764

Setelah didapatkan nilai TE_k, maka langkah selanjutnya adalah menghitung nilai ETD pada preventive action PA1 adalah sebagai berikut:

ETD PA1=

ETD PA1=

ETD PA1= 65.073

Berdasarkan hasil perhitungan HOR fase 2 di atas, peringkat tertinggi strategi mitigasiberdasarkan hasil nilai ETD diperoleh PA2 yaitu dengan nilai ETD sebesar 88.961, sedangkan peringkat terendah diperoleh PA12 dengan nilai ETD sebesar 4.658. Hasil perhitungan di atas kemudian akan disajikan dalam bentuk pengelompokan rank priority strategi mitigasiberdasarkan nilai ETD dari tertinggi hingga terendah yang dapat dilihat pada Tabel 10 di bawah ini.

Tabel 10. Peringkat Strategi Mitigasi

Berdasarkan hasil urutan prioritas strategi mitigasi berdasarkan hasil nilai ETD dari tertinggi hingga terendah di atas, selanjutnya data rank priority mitigasi risiko disajikan dalam bentuk diagram pareto yang dapat dilihat pada Gambar 4di bawah ini.

Gambar 4. Diagram Pareto Prioritas Strategi Mitigasi

Berdasarkan hasil peringkat strategi mitigasi di atas, dengan mempertimbangkan efektivitas penerapan strategi mitigasi, maka prioritas diberikan pada 4 strategi mitigasi utama yang menghasilkan tingkat efektivitas sebesar 74,31% dari total nilai kumulatif ETD. Oleh karena itu, 4 strategi mitigasi utama yang direkomendasikan untuk diterapkan adalah PA2 yaitu menerapkan sistem double checking pada barang kiriman dengan nilai ETD sebesar 88.961, PA4 yaitu menggunakan sistem checklist untuk memastikan semua barang sesuai pesanan dengan nilai ETD sebesar 74.705, PA1 yaitu meningkatkan kualitas karyawan dengan pelatihan kerja secara berkala dengan nilai ETD sebesar 65.073, dan PA11 yaitu menetapkan standar operasional untuk pengecekan barang pada setiap proses pengiriman barang dengan nilai ETD sebesar 54.977.

Hasil identifikasi kejadian risiko berbasis proses yang dihadapi oleh PT. APL menggunakan metode RBS menghasilkan 18 risk event yang terdeteksi pada 6 tahap proses pengiriman barang. Didapatkan 29 risk agent terdeteksi yang menjadi penyebab permasalahan atau risiko pada proses pengiriman barang. Risk agent dengan nilai Aggregate Risk Potential (ARP) tertinggi berasal dari 11 penyebab utama, antara lain human error ketidaktelitian karyawan dengan nilai ARP sebesar 2.752, ketidaktelitian karyawan dalam labeling resi dengan nilai ARP sebesar 2.471, manajemen pendistribusian yang kurang baik dengan nilai ARP sebesar 2.441, tidak adanya double check barang kiriman dengan nilai ARP sebesar 1.837, tidak adanya sistem trucking atau pelacakan barang dengan nilai ARP sebesar 1.747, beban kerja karyawan terlalu tinggi dengan nilai ARP sebesar 1.449, customer yang menyeragamkan berat dan jumlah barang antar kardus dengan nilai ARP sebesar 1.024, kemacetan lalu lintas dengan nilai ARP sebesar 961, kesalahan pencatatan atau input jumlah atau berat barang dengan nilai ARP sebesar 960, minimnya pengecekan kondisi barang dengan nilai ARP sebesar 840, dan sistem manajemen jadwal pick-up kurang baik dengan nilai ARP sebesar 690.

Strategi mitigasi dalam mengatasi risk agent prioritas berdasarkan nilai ETD tertinggi dalam upaya meningkatkan kualitas layanan logistik atau pengiriman barang mencakup 4 prioritas utama, yaitu menerapkan sistem double checking pada barang kiriman, menggunakan sistem checklist untuk memastikan semua barang sesuai pesanan, meningkatkan kualitas karyawan dengan pelatihan kerja secara berkala, dan menetapkan standar operasional untuk pengecekan barang pada setiap proses pengiriman barang.

Ucapan terima kasih disampaikan kepada pihak Universitas Muhammadiyah Sidoarjo (UMSIDA) dan PT. APL yang telah mendukung terlaksananya penelitian ini.